Napisz czego szukasz?
  • /
  • Edukacja
  • /
  • Jak wybrać halę namiotową na event
19 marca 2017
1010 Wyświetleń

Jak wybrać halę namiotową na event

I ruszyły… niczym konie na Torze Wyścigów Konnych, zapytania dotyczące wynajmu hal namiotowych. Zima odchodzi w zapomnienie i mimo, że eventy w halach namiotowych odbywają się przez cały rok, to właśnie teraz rozpoczyna się wzmożony czas i zapotrzebowanie na ten produkt. Jak wybrać dobrze? Jak wybrać bezpieczną konstrukcję? Jak uniknąć błędów, które mogą później być katastrofalne w skutkach? O tym kilka słów poniżej.

Event w plenerze to wydarzenie szczególne i należy zawsze pamiętać, że mamy do czynienia z otwartą przestrzenią a warunki pogodowe potrafią spłatać figla dlatego przy organizowaniu takiego eventu niezwykle ważne jest bezpieczeństwo. Polska to kraj gdzie z pogodą jest mówiąc delikatnie – różnie – w czerwcu może nam się trafić trwające nawet pół dnia oberwanie chmury i wichura a w październiku temperatura +25C, bezwietrzny dzień  i piękne słońce. Warunki pogodowe są momentami nieprzewidywalne dlatego odpowiednie przygotowanie i wcześniejsza rezerwacja sprzętu uchronią organizatora przed niepotrzebnym stresem i niezadowoleniem uczestników. Wpisując w wyszukiwarkę internetową hasło „hale namiotowe wynajem” wyskoczy nam wiele firm oferujących te konstrukcje. I tu trzeba wykazać się dużą ostrożnością przy porównywaniu ofert, ponieważ bardzo łatwo natrafić na nieodpowiednią firmę, która w efekcie końcowym nie spełni założonych oczekiwań i co gorsza dostarczy sprzęt niespełniający wymogów bezpieczeństwa.

       rajt (4) rajt (7) rajt (11)

Profesjonalne agencji eventowe, które miały już możliwość organizacji niejednej imprezy w plenerze wiedzą na co zwracać uwagę, często też współpracują ze sprawdzonym i profesjonalnym podwykonawcą. Co jednak gdy firmę, która dostarczy nam namioty i halę namiotową na event wybieramy po raz pierwszy lub co gorsza mieliśmy tę nieprzyjemność korzystać z usług nierzetelnego partnera, który zamiast dostarczyć nam profesjonalną konstrukcję przywiózł coś co zupełnie nie spełniało jakichkolwiek norm? Zacznijmy od weryfikacji firmy.

Przy wyborze solidnej firmy namiotowej warto zwrócić uwagę m.in. na cztery kwestie.

  1. zanim przejdziemy do omawiania szczegółów eventu warto zweryfikować portfolio firmy, dzięki któremu można dostrzec jakość i ilość oferowanych usług, a także zapoznać się z poprzednimi realizacjami. Nie ograniczajmy się tylko do tego co jest na str www danej firmy gdyż, często najlepsze realizacje chowają oni przed swoją konkurencją. Umów się na spotkanie z przedstawicielem firmy i porozmawiaj o realizacjach jakie wykonywali, jakie przetargi wygrywali – realizacje to najlepszy dowód mówiący o solidności firmy.
  2. warto sprawdzić czy firma jest producentem czy tylko wynajmującym hale i namioty. Producent oferuje szeroki wachlarz propozycji (rodzaje i rozmiary namiotów), natomiast wynajmujący najczęściej ma w ofercie jeden rodzaj namiotu, na który za wszelką cenę będzie się starał namówić klienta, a nie stworzyć projekt spełniający jego oczekiwania.
  3. ubezpieczenie – każda profesjonalna firma świadcząca usługi wynajmu namiotów i hal namiotowych posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, co tylko zwiększa bezpieczeństwo odbywającej się imprezy .
  4. sposób współpracy – świadomy oraz profesjonalny podwykonawca w zakresie wynajmu hal namiotowych zanim przystąpi do konkretnej wyceny wypyta o szczegóły tj: miejsce rozstawienia hali, rodzaj podłoża, wielkość hali, wysokość ściany bocznej, rodzaj poszycia oraz elementów dodatkowych jak rodzaj oświetlenia podstawowego w hali (np techniczne – halogenowe, eleganckie – kryształowe żyrandole lub bardziej na luzie – sznury z żarówkami) czy rodzaj materiału podwieszanego pod sufitem oraz na ścianach bocznych. Zaproponuje też wizję lokalną miejsca aby ocenić m.in stan podłoża i jego nachylenie, możliwość połączenia np z budynkiem głównym – ważne w przypadku dostawiania hal do istniejących budynków np fabryk lub biurowców a nawet hoteli czy pałacyków itp oraz sprawdzi bardzo ważna kwestię – możliwość i sposób kotwienia hal namiotowych czyli odpowiedniego zabezpieczenia jej.

Jak wybrać halę namiotową?

Eventy plenerowe kojarzą nam się głównie z piknikami, festiwalami czy koncertami. Oczywiście to duży kawałek eventowego tortu, ale nie jedyny. Coraz prężniej rozwija się sektor plenerowych eventów VIP czyli premier produktów, konferencji a nawet ekskluzywnych bankietów. Organizatorzy przede wszystkim poszukują nietypowych wręcz spektakularnych lokalizacji na event, z pięknym widokiem, miejsc ciekawych i inspirujących a to daje pole do wyobraźni i możliwość budowy nowych lokalizacji jak np. rozstawiania hal namiotowych w praktycznie każdym miejscu na ziemi. Przygotowując się do wynajmu hali namiotowej musimy zwrócić uwagę na kilka kwestii:

  1. Wymiary: przy przygotowaniu wydarzenia jednym z kluczowych danych jest wielkość przestrzeni. Podstawowe wymiary to długość i szerokość hali namiotowej ale również wysokość w szczycie oraz wysokość ścian bocznych. Profesjonalne konstrukcje namiotowe zbudowane są z modułów 5m. Szerokości hal namiotowych zatem zaczynają się od 5m i kończą na jej wielokrotności czyli np 10, 15, 20, 25 czy 30 itp
  2. Rodzaj podłogi w hali: Do każdego rodzaju podłoża powinno stosować się inny system podłogi. Na rynku rozróżniamy trzy rodzaje podłóg: podłogę z płyty na stalowej konstrukcji – stosowana wszędzie tam gdzie nie można kotwić się do podłoża (kostka, gres, beton asfalt); podłogę z desek – najczęściej spotykana i używana wszędzie tam gdzie możemy kotwić się do podłożą (trawa, piach) – często stosowana na piknikach; oraz trzeci rodzaj – podłoga kasetonowa – również wymagająca kotwienia do podłoża ale ma dużo większą tolerancję na nierówności terenu oraz ze względu na swoją konstrukcję wytrzymuje duże obciążenia (można na nią np. wjechać samochodem). Przy wyborze rodzaju podłogi w hali namiotowej na event typu VIP zdecydowanie lepiej wybrać jest taką, którą będzie można pokryć wykładziną. Takie rozwiązanie w przypadku prestiżowych wydarzeń jest najbardziej estetyczne i jednocześnie bezpieczne. Popularna podłoga drewniana wygląda dobrze tylko w katalogach, niestety z racji tego że jest używana modułowo i na różnych wydarzeniach w tym również na piknikach, rzadko kiedy jest też jednolita i elegancka. Zastosowanie wykładziny nada hali namiotowej jeszcze większej estetyki a nawet będzie stanowiło pewien element dekoracyjny tym bardziej, że możliwy jest wybór praktycznie każdego koloru. Bardzo ważną kwestią przy wyborze rodaju podłogi jest infprmacja czy będziemy chcieli wstawić do hali namiotowej samochód. Jak wiadomo samochody to średnio ciężar około 2-3 ton a czasem i więcej, ważne jest zatem aby podłoga hali namiotowej była odpowiednio wzmocniona tak, aby utrzymała taki nacisk. A wielokrotnie na przestrzeni jednej hali namiotowej znajduje się np. kilka takich aut. Poinformuj o tym fakcie podwykonawcę gdyż nie każdy rodzaj podłogi wytrzyma taki nacisk._DSC0422 _DSC0409 _DSC0416
  3. Rodzaj poszycia: Wybierając namiot taneczny mamy dowolność przy wyborze ścian i sufitu czyli ich koloru. Ostatnio coraz częściej modne są przeźroczyste hale namiotowe aczkolwiek zwolenników białych hal ubranych dodatkowo w materiał zwany draperią i podsufitką nie brakuje. Często przy organizacji konferencji w plenerze stosuje się specjalne poszycie hali namiotowej w systemie block out – czyli specjalne wyciemnienie blokujące przebicie się światła słonecznego co odgrywa bardzo ważną rolę przy wyświetlaniu w hali namiotowej prezentacji czy filmów.
  4. Bezpieczeństwo konstrukcji: Na rynku niestety roi się od namiotów bez atestów i certyfikatów, które tylko przypominają halę namiotową z zewnątrz, natomiast ich konstrukcja pozostawia wiele do życzenia. Często firmy przedstawiają jedynie certyfikat na niepalność poszycia – a nie jest to jedyny dokument, o którym należy pamiętać. W Polsce prawo tego nie wymaga ale warto przed wybraniem firmy namiotowej upewnić się czy ta posiada projekty budowlane oferowanych konstrukcji. Na takich projektach widoczne jest m.in czy konstrukcja namiotu zbudowana jest z aluminiowych elementów o odpowiednim przekroju czy np. (co gorsza!) z plastikowych rurek.  Ta ostatnia „konstrukcja” na pewno nie zagwarantuje bezpieczeństwa imprezy a przy lekkim podmuchu wiatru z pewnością zmieni też swoje położenie i będziemy mieli do czynienia z katastrofa eventową a nie udaną imprezą. Dlatego też w trosce o bezpieczeństwo eventu należy unikać namiotów tzw. „szybkorozkładanych”. Dlaczego? Zobrazuję to zdjęciem, które zrobiłam podczas spaceru na Krakowskim Przedmieściu. Upss…

                            krakowskie              DSC02933
  5. Wizja lokalna. Kupić kota w worku to nie problem ale co potem z tym kotem zrobić? Dlatego przed każdym eventem niezbędne jest wykonanie przez organizatora najlepiej wraz z przedstawicielem firmy namiotowej wizji lokalnej, który to oceni m.in. położenie terenu, jego kąt nachylenia (często niewidoczny gołym okiem a mający niezwykłe znaczenie przy montażu hali) czy warunki jakie panują dookoła miejsca. Bardzo ważne jest również szczegółowe zmierzenie planowanej lokalizacji hali namiotowej. Krzewy, pomniki czy inne ciekawe eksponaty nie stanowią ograniczenia do postawienia hali namiotowej, gdyż mogą zostać wkomponowane i obudowane. Tu wszystko jest możliwe a wiele ciekawych rozwiązań przychodzi właśnie podczas wizji lokalnych.

       drzewo latarnia DSC_0261
  6. Wyposażenie dodatkowe. Oprócz wspomnianych wyżej wymienionych kwestii przy wyborze hali namiotowej warto zwrócić uwagę na kilka dodatkowych kwestii. Gdy już mamy wybrana lokalizację gdzie dana hala ma stanąć oraz liczbę gości biorących udział w evencie należy wówczas dopasować niezbędną przestrzeń namiotową. Wszystko oczywiście zależy od rodzaju usadzenia gości oraz dodatkowego sprzętu, który ma się w tej przestrzeni znaleźć. Najczęściej pomijaną lub traktowaną dość pobłażliwie kwestią jest strefa taneczna, która np w przypadku bankietu VIP staje się bardzo ważną przestrzenią.  Średnie założenia co do ilości parkietu tanecznego to 0,5m2 na osobę chyba że wiemy, że nasi goście to wyjątkowo taneczna grupa wówczas stosuje się nawet to 1m2/osobę. Wybór rodzaju parkietu tanecznego również ma znaczenie nie dość że estetyczne to również pod względem bezpieczeństwa. Na rynku możemy spotkać propozycje rozłożenia linoleum jako parkietu tanecznego lub zastosowanie podłogi hali namiotowej jako przestrzeni tanecznej. Obu rozwiązań należy się wystrzegać. Nie ma nic gorszego jak śliska nawierzchnia lub co gorsza utknięcie obcasa w dziurach drewnianej podłogi. Co więcej na zdjęciach podłoga drewniana zawsze wygląda ładnie gdyż w ofertach umieszczane są zdjęcia podłogi nowej. Należy pamiętać, że podłoga ta jest wykorzystywana do różnych wydarzeń i nigdy nie jest jednolita. Najlepszym i najbardziej bezpiecznym wyborem jest zastosowanie profesjonalnego modułowego parkietu tanecznego a pozostała przestrzeń w hali namiotowej pokryć wykładziną w dowolnie wybranym kolorze. Parkiet charakteryzuje się wysoką odpornością na zniszczenia. Jest elegancki, solidny i bezpieczny, najlepiej jakby był również wykończony aluminiową listwą. Zbudowany jest zazwyczaj z modułów 1m/1m co umożliwia ułożenie go w dowolnych konfiguracjach i wymiarach a na rynku dostępny jest w kilku kolorach. Hitem jest parkiet w kolorze białym lub czarnym. Oprócz wielkości parkietu tanecznego musimy założyć jeszcze przestrzeń dodatkową na swobodną komunikację, miejsce na scenę lub podest dla DJ oraz ewentualnie strefę chillout czy miejsce na bar, które często są lokalizowane właśnie w okolicach strefy tanecznej tak aby zachęcić gości do jeszcze lepszej zabawy.

Przygotowując event z wykorzystaniem hali namiotowej warto również pomyśleć o kilku kwestiach technicznych jak:

  • zapleczu sanitarnym dla ekip montażowych. Coś co na zachodzie jest sprawą naturalną, w naszym kraju wciąż wywołuje uśmiech na ustach niektórych organizatorów. Warto jednak pamiętać, że montaż hali namiotowej nie trwa godzinę a często gdy teren nie należy do najłatwiejszych montaż może zająć  nawet kilka dni. I co w przypadku gdy ten wielogodzinny montaż odbywa się na płycie lotniska, placu budowy czy przysłowiowym szczerym polu? Ani to komfortowe dla ekip montażowych ani wzmacniające wizerunek profesjonalnego organizatora eventów, że ekipa techniczna … sika w krzakach. A co gdy nie ma nawet krzaków? Przenośny Toi Toi to nie jest koszt, który zrujnuje budżet wydarzenia :)
  • dojazd do miejsca montażu samochodów ciężarowych. Należy pamiętać, że solidne konstrukcje hal namiotowych nie należą do najlżejszych i każde ich przenoszenie generuje zatrudnienie dodatkowych ekip montażowych a co za tym idzie zwiększaniem kosztów wynajmu sprzętu. Wiele miejsc też nie zgadza się na wjazd sprzętu ciężkiego a jego ewentualny montaż możliwy jest tylko w godzinach nocnych. Szczególną uwagę należy również zwrócić organizując imprezę w centrum miasta, gdyż te posiadają specjalne strefy, które wymagają pozwoleń na wjazd samochodów ciężarowych. Warto zapytać podwykonawcę czy posiada takie zezwolenia. Jeżeli nie wówczas wystąpić o nie będzie musiał organizator, często minimum 30 dni przed rozpoczęciem wydarzenia.

Sezon na wynajem hal namiotowych wystartował. Życzę wam samych spektakularnych ale przede wszystkim bezpiecznych eventów. Niech wynajmowane przez was hale namiotowe będą profesjonalne i solidne. Nie otaczajcie się bylejakością, gdyż to niestety w konsekwencji odbije się na całym wydarzeniu.

Zdjęcia hal namiotowyca: Rajt Hale namiotowe i wyposażenie www.rajt.pl

Napisz odpowiedź

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*

*