Napisz czego szukasz?
3 lutego 2016
1836 Wyświetleń

Oczekiwania organizatorów wydarzeń vs możliwości lokalizacji

Jak sprostać rosnącym potrzebom i nowym trendom w organizacji eventów? To pytanie jestem przekonana zadaje sobie nie jeden manager obiektu. Budując obecnie hotel, centrum kongresowe czy zwykłą można by powiedzieć halę trzeba wybiegać w przyszłość z trendami, prognozować potrzeby i to jak zmieni się świat eventów gdyż od tego w większości zależy sukces lokalizacji pod względem obłożenia i rozpoznawalności czyli generalnie mówiąc – popytu na nią. Trendy są ważne bo to one m.in. wpływają na pomysły jakie kreują się w głowach organizatorów.

Event manager  – człowiek od zadań specjalnych. Ma zaskoczyć klienta, wymyśleć coś czego jeszcze nie było w kontekście kreatywnego eventu, dodatkowo ma to być skuteczne, ciekawe, najlepiej z efektem „WOW” i oczywiście ma za sobą nieść konkretny zwrot z inwestycji a i być równie perfekcyjnie zorganizowane. Bo event to już nie imprezka – to bardzo konkretne narzędzie biznesowe, na które wydawane są coraz ciekawsze budżety.

Trzeba zatem nie lada wysiłku aby tego naszego klienta zadowolić niezależnie czy będzie to event manager czy przedstawiciel zleceniodawcy po stronie korporacji. Oczekiwania rosną a możliwości lokalizacji przedstawiają się różnie.

Biorąc pod uwagę fakt, że obecnie ponad połowa populacji podobno znajduje się poniżej 25 roku życia a każdego dnia loguje się więcej telefonów komórkowych niż rodzi się dzieci ( i program 500 plus raczej nie zmieni tej proporcji ) czeka nas era wzmożonego rozwoju technologii. No ale ameryki nie odkryłam tym stwierdzeniem, postęp technologiczny jest obecny w każdej strefie naszego życia i to już od jakiegoś czasu. Widoczne jest też to, że wyrosła nam era nowych konsumentów z nowymi potrzebami i nie koniecznie dotyczy to tylko tych poniżej 25 roku życia. Starsi szybko wciągnęli się w ten świat i dobrze im z nim. Co to oznacza? Jakie są to potrzeby? Ano m.in.

  • Stała łączność – ze światem, pracą, znajomymi, rodziną itp
  • Anonimowość vs. Social – lubimy się dzielić w Internecie informacjami ale nie zawsze lubimy się podpisywać, chcemy być tam gdzie wszyscy ale lepiej nie w centrum zainteresowania dodatkowo lubimy spotkania, eventy
  • Luksus szybko staje się standardem – i coraz szybciej staje się dostępny dla większej liczby ludzi

Prawda jest też taka, że obecnie większość podróży odbywamy za pomocą… telefonu, tak tak – nie samochodu, pociągu czy samolotu. Zanim gdziekolwiek pojedziemy odwiedzamy to miejsce w Internecie, przeglądamy fora dyskusyjne, pytamy znajomych o opinię – nie inaczej jest przy wyborze lokalizacji na event.

Spragniony informacji organizator/klient/event manager trafia zatem na początku swej drogi po wymarzoną lokalizację na www obiektu. Czego szuka? Informacji dla niego ważnych – jakie to są?

– liczba pokoi i liczba łóżek (bardzo ważne przy planowaniu rozłożenia grupy ile mamy SGL ile DBL, ile dwójek ile trójek, ile może być dostawek itp.)

– wielkości sal konferencyjnych – wszelkie dane jakie tylko mogą być czyli wysokość, szerokość, pojemność, ustawienia w różnych konfiguracjach – i nie podane na maxa – przecież zawsze musi być jeszcze miejsce na scenę, chociaż mała technikę lub pulpit dla mówcy

– techniczne wyposażenie – rzutniki, flipcharty itp. wszystko co w Sali jest dostępne np. punkty podwieszeń – działające! A nie wszystkie, które są – tylko te działające interesują organizatora 😉

– plany obiektu najlepiej również w formatach 3D możliwe do pobrania ze strony

– informacje o  i szybkości łącza internetowego – WiFi to konieczność!

– wielkość parkingu – ale tego rzeczywistego na terenie obiektu a nie z uwzględnieniem podwórka sąsiada jakby co i pola Pana Władzia

A jakie informacje dostaje gdy już na tej stronie jest? W większości przedstawia się to tak:

– piękne zdjęcia…. detali: kanapeczek, kawy, mydełek, poduszeczek, ręczników, długopisików itp. tym klienta biznesowego nie przyciągniemy – on musi widzieć wielkość pokoju, rozstawienie mebli, wielkość sal – w rzeczywistym obiektywie a nie jakimś rybim oku czy podobnym skrzywieniu

– brak jakiejkolwiek informacji o technicznej stronie hotelu i salach konferencyjnych poza – mamy 2 sale konferencyjne (czytaj – jedna w podziemiach bez okien druga po schodach kręconych z 5 słupami w środku)

– brak podziału na część konferencyjno – eventową i okolicznościową strony czyli wszędzie wyskakują nam młode pary, śluby i wesela, walentynki i inne oferty indywidualne

– brak kontaktu bezpośredniego do działu konferencji a jedynie ogólny na recepcję – ok dzwonimy, prosimy o połączenie z działem konferencji a tymczasem uprzejma Pani bądź Pan z recepcji odpowiada „ bardzo mi przykro ale nie mogę Pana połączćy, proszę o wysłanie zapytania na adres recepcja/hotel/biuro@hotelhotelsuperhotel.pl a my przekażemy go do odpowiedniego działu” taaa, czyli dział widmo a jak nie widmo – to rozmawiać z klientem nie lubią jak widać. Mi się odechciało już – dzwonię do innego obiektu.

Współczesny klient nie ważne czy przyjeżdża do naszego obiektu indywidualnie czy służbowo ma pewne potrzeby:

– chce zawsze być on line – zabierz mu WI FI a on zabierze Ci rzesze potencjalnych przyszłych klientów, bo w mig poinformuje o tym fakcie jak już się do tego internetu dorwie

– ma potrzebę anonimowości, chce być niezauważonym na etapie meldowania i wymeldowania – mobile kioski, rezerwacje za pomocą aplikacji czy wreszcie przyśpieszony check in konferencyjny to obecnie obowiązek dobrze funkcjonującego obiektu – jak mu każesz stać w kolejce – zemści się… napisze opinie on line, tak – negatywną.

– oczekuje szybkiej reakcji na zamówienie. Sami lubimy dostawać odpowiedzi na maile tego samego dnia, szybka reakcja pokazuje, że jesteśmy dla kogoś ważni – tego samego oczekują klienci w obiektach na składane zamówienia, czyli zgłoszenie potrzeby dodatkowej poduszki w pokoju, kawy do Sali konferencyjnej, dodatkowego flipcharta czy zmiany ustawienia – im szybciej tym lepiej

– Szuka najlepszej oferty – i nie czytaj najtańszej chociaż cena ma znaczenie ale bez przesady. Najlepszej znaczy najbardziej spełniającej jego oczekiwania.

O tym czym kieruje się organizator/zleceniodawca przy wyborze lokalizacji na event wspominałam już nie raz ale przypomnijmy kilka niezbędnych elementów jak:

  • Lokalizacja – położenie względem siedziby firmy zleceniodawcy czy kwestie dojazdu do obiektu i wszelkie utrudnienia z tym związane
  • liczba osób na evencie
  • dostępna przestrzeń w obiekcie do wykorzystania i zaaranżowania
  • cena – adekwatna do jakości
  • charakter obiektu – czy wpisuje się w DNA firmy – coraz częściej podawany czynnik przy wyborze lokalizacji, dlatego warto stawiać na uniwersalizm.

Doświadczony event manager będzie zwracał też uwagę na tzw idealne cechy obiektu eventowego czyli: 

  • odpowiednią wysokość Sali – minimum 5m,
  • możliwość dowolnej aranżacji – dobrze rozplanowane punkty podwieszeń,
  • wprowadzenia aut – szerokie drzwi, sala konferencyjna najlepiej na parterze,
  • sprawnego podzielenia przestrzeni,
  • brak słupów i wzmocnień w salach konferencyjnych,
  • dobre nagłośnienie,
  • odpowiednie zaplecze cateringowe – dostosowane do liczny osób mogących uczestniczyć w evencie,
  • sanitariaty – schludne i odpowiednia ilość,
  • dostępne zaplecze techniczne lub miejsce gdzie nie koniecznie na widoku można składować casy, kable i inne nieciekawe dla oka uczestnika eventu rzeczy

Na co jeszcze zwracają uwagę organizatorzy ale głownie Ci po stronie agencji eventowych? M.in. na:

  • Czas na przygotowania a rezerwacja Sali – czy płaci za montaże i demontaże
  • Co się dzieje przed naszym eventem w obiekcie i bezpośrednio po – nikt nie chce spotkać konkurencji przy dorocznym najważniejszym spotkaniu firmy
  • Odległość do garderób – gwiazdy mają swoje prawa 😉

Te wszystkie elementy są bardzo ważne dla organizatorów a następnie dla samych klientów niestety wielokrotnie gdy rozmawiam z przedstawicielami agencji eventowych słyszę, że ich doświadczenia z obiektami są … smutne. Często słyszą z ust osób pracujących w obiektach – nie da się, nie możemy, taką mamy politykę itp. Hmm czyli oczekiwania organizatorów mimo wskazanych możliwości da się spełnić ale …. Nie da się. KA-TA-STRO-FA!. A raczej brak chęci, woli czy tam ochoty.

A przecież słynne hasło głosi „wyjdź poza swoją strefę komfortu” Wielokrotnie było tak, że na możliwe rozwiązania w obiekcie wpadali właśnie organizatorzy, podpowiadając coś managerom. Ok – na siłę nie wprowadzimy auta do Sali jak nie pozwalają na to drzwi (no chyba, ze go rozłożymy na części pierwsze 😉 ), ale …

– gdy brakuje małych warsztatowych salek można przerobić na nie większe pokoje np. apartamenty oczywiście wynosząc większość mebli a na pewno łóżka ;),

– gdy przed budynkiem chcemy postawić halę namiotową na uroczysty bankiet, konferencje czy po prostu prezentację produktów a ograniczają nam przestrzeń latarnie – można je zdemontować na czas eventu,

– gdy w foyer potrzebujemy zrobić strefę wystawców a ograniczają nas liczne kanapy i stoliki – trzeba by je wynieść i wynająć tę przestrzeń zgodnie z życzeniami organizatorów.

Tak wynająć. Nikt nie mówi, że te wszystkie czynności miałyby się odbyć za darmo. Takich przykładów mogłaby mnożyć w nieskończoność o tym czego teoretycznie się w obiekcie nie dało a co potem wspólnie zrealizowano. Mogłabym tez opisywać te liczne batalie pomiędzy organizatorami eventów a managerami obiektów o to co się da a czego nie i kto tu ma rację… ale po co 🙂

Jak się chce – to się da! Nie zamykajcie drzwi przed nosem mówiąc – nie zrobimy tego. Rozważmy wszelkie plusy i minusy, wszelkie dodatkowe koszty jakie się pojawią przy wprowadzaniu zmian i … do dzieła! Siła jest w ludziach, ich wyobraźni, wzajemnym słuchaniu się oraz próby znalezienia porozumienia i najlepszego rozwiązania. Tylko tak doprowadzimy do synergii między oczekiwaniami organizatorów – i to się nie zmieni – wciąż rosnącymi, a możliwościami danej lokalizacji. Zamieńmy słowa „nie da się” na „sprawdzę co możemy zrobić i jakie będą wiązały się  z tym ewentualnie dodatkowe koszty” i obie strony będą zadowolone 🙂

Miłej współpracy wam życzę na linii organizator – lokacja. Wszystko się da! Ogranicza nas jedynie wyobraźnia i … czasami budżet 🙂


2 komentarze

  1. Agnieszka

    bardzo ciekawy artykuł 🙂
    ja chętnie przeczytałabym także anegdoty o tym czego teoretycznie się w obiekcie nie dało a co potem wspólnie zrealizowano – myślę, że byłoby to inspirujące dzieło 🙂

    1. Anna Nowakowska

      dziękuję 🙂 może kiedyś je spiszę i opublikuję – kto wie 🙂

Napisz odpowiedź

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*

*

code