Napisz czego szukasz?
  • /
  • Edukacja
  • /
  • Rewolucja w branży – Venue Finding Agency, czy przyjmie się w naszym kraju?
27 kwietnia 2015
3180 Wyświetleń

Rewolucja w branży – Venue Finding Agency, czy przyjmie się w naszym kraju?

keyboard-417093_1920 Wybór lokacji na event to jeden z ważniejszych jak nie najważniejszych  punktów planowania i organizacji wydarzenia. Często jest tak, że to  właśnie miejsce może zadecydować ostatecznie o porażce lub sukcesie  eventu. Pamiętacie pokaz kolekcji Macieja Zienia zorganizowany w  kościele? Miał być WOW, na światowym poziomie, wręcz na innym  levelu, ale czy był eventem udanym? Pod względem organizacji słyszałam  wiele złego i niestety generalnie o tym evencie słyszę raczej narzekania niż  pochwały – wszyscy mówią o złym, zbyt kontrowersyjnym jak na polskie  realia doborze lokalizacji. Nikt o kolekcji projektanta. Nikt… Lokalizacja, a właściwie jej dobór zdominowała wydarzenie. Czy taki był cel?

Bycie na bieżąco w kwestiach technicznych obiektów, ich możliwości, unikalności i wyjątkowości to duże wyzwanie. Co chwila słyszę o otwarciu nowego hotelu, restauracji, centrum konferencyjnego czy obiektu eventowego nie mówiąc już o modernizacjach jakie przechodzą obiekty już istniejące. Znać je wszystkie na pamięć i co więcej w każdym znać dobrze aspekty techniczne, obsługę, punkty zapalne ale i perełki danego miejsca – bezcenne.

Zdarza się tak, że przy organizacji wydarzenia znalezienie odpowiedniego miejsca na event powierza się…. stażyście, uznając tą czynność za najprostszą w całym procesie przygotowania eventu. Nic bardziej mylnego. Jak wgląda proces wyboru w naszym kraju miejsca na event? Drogi są dwie:

Pierwsza: Klient, zleceniodawca wybiera obiekt sam, który mu się podoba, być może jest modny a często po prostu nowy lub ciekawie i interesująco dla niego położony. Oczywiście to obiekt, który spełnia jego wstępne, podstawowe założenia. Dokonuje rezerwacji, negocjuje ceny, proces trwa. Na pewnym etapie włącza do współpracy i ustalania szczegółów agencję eventową, która zajmuje się całą obsługą i koordynacją eventu ale tworzy też jego koncepcję kreatywną a ostatecznie spina wszystko w całość. Jednak umowę z obiektem podpisuje ostatecznie klient bezpośrednio. Coraz częściej obserwuję ten właśnie model.

Druga: Agencja eventowa tworząc koncept kreatywny wydarzenia wybiera najczęściej 3 lokalizacje (to modelowy wzór, odradzam proponowanie 15 lokalizacji na ten sam i jedne event), które spełniają założenia wydarzenia i są dopasowane do jego celu i te ostatecznie wraz z cała ofertą prezentuje klientowi, który ostatecznie dokonuje wyboru. Negocjacje w tym przypadku są po stronie agencji, to ona też podpisuje z obiektem umowę.

Ale jest jeszcze droga trzecia, jeszcze w Polsce nieobecna na szeroką skalę ale już raczkująca i moim zdaniem za chwilę wiodąca. Mowa tu o Venue Finding Agencies czy Venue Finding Managerach – (tych już kilku mamy, działają na zasadach freelance). Kim są? Co robią? Jak pracują?

VFA to agencje, które zajmują się tylko i wyłącznie doborem obiektu i lokalizacji do danego wydarzenia. Miejsca idealnego, spełniającego wszystkie założenia. VFM to natomiast osoby, które o obiektach wiedzą WSZYSTKO. Są wyspecjalizowanymi komórkami, których pracą jest pozyskanie jak największej wiedzy na temat lokalizacji a następnie odpowiednie dopasowanie jej do oczekiwań klienta. I teraz kij w mrowisko…. Usługa taka dla klienta jest DARMOWA. Jak zatem pracuje taka komórka? Klient X zgłasza się do VFA z prośbą o wyszukanie obiektu na event dla np. 300 osób. Przyjmijmy, że główne założenia to np: możliwość wprowadzenia na salę konferencyjną 2 samochodów osobowych, możliwość podziału Sali po części wspólnej konferencyjnej na 2 mniejsze, wieczorny bankiet w oddzielnej Sali poprzedzony montażami i próbami oraz oczywiście nocleg dla 300os. VFM przyjmuje zgłoszenie i zaczyna pracę. Najpierw oczywiście przeprowadza wywiad z klientem doprecyzujący zapytanie i oczekiwania. Następnie przystępuje do pracy właściwej czyli doboru lokalizacji. Baza obiektów takich agencji jest ogromna i zawiera też wiele miejsc nietypowych i unikalnych. Co więcej w swej bazie posiadają wszystkie niezbędne techniczne aspekty miejsca, plany i rzuty kilkunastu propozycji ustawień  i aranżacji sal i przestrzeni. W agencjach tych pracują wyspecjalizowani konsultanci. Pokusiłabym się nawet o nazwę doradcy. Co dzieje się po wstępnej weryfikacji zapytania, jakie wpłynęło do VFA? Po kilku godzinach VFM ma już sprawdzone obiekty pod względem dostępności, ma wstępne założenia cenowe (te zna już wcześniej, gdyż warunki współpracy są ustalane na początku współpracy z obiektem) i może przedstawić klientowi propozycje. Tak dobrze widzisz – klient otrzymuje odpowiedź do 24h. Tym się szczycą VFA działające na zachodzie – czas! No dobrze, ale jak oni zarabiają? Dlaczego ta usługa jest darmowa dla Klienta? Praca z obiektem zaczyna się dużo wcześniej. VFA czy VFM zanim wpisze do swojej bazy obiekt dokonuje najpierw jego pełnego rozeznania a następnie podpisuje z nim umowę o współpracy mówiącą, że jeżeli wskazany przez niego klient podpisze bezpośrednio z obiektem umowę to ten VFM czy VFA otrzymuje z tego tytułu prowizję zwykle w wysokości 10% wartości eventu jaki zostanie zrealizowany w danym obiekcie. Wartości prowizji mogą jednak być różne i w dużej mierze zależne bezpośrednio od indywidualnej polityki obiektu i wahają się od 2% do nawet 25%.

Jakie są korzyści dla Klienta z korzystania z takiej usługi:

– agencje tego typu mają bezpośredni dostęp do bardzo szerokiej bazy obiektów, klient otrzymuje bardzo precyzyjny research

– wyspecjalizowani konsultanci/ managerowie znają obiekty w najdrobniejszych szczegółach co pozwala na odpowiednie przygotowanie oferty

– często dysponują materiałami dodatkowymi (specjalnie przygotowane rzuty i projekty sal 3D w różnych konfiguracjach) niedostępnymi dla przeciętnych klientów. Projekty te VFA wykonują indywidualnie (aż dziwi fakt, że obiekty wciąż w niewielkim stopniu nie dostrzegają potrzeby stworzenia takich narzędzi…)

– agencje te poprzez podpisane umowy współpracy z obiektami oprócz prowizji dla siebie mają wynegocjowane ceny dla swoich klientów, dzięki skorzystaniu z ich usług klient oszczędza nie tylko czas ale i pieniądze

– otrzymuje kompleksową odpowiedź i ofertę najczęściej do 24h

– omija go żmudny proces negocjacji z obiektem, który bierze na siebie agencja

A jakie są korzyści dla obiektu ze współpracy z VFA lub VFM? Marzeniem każdego obiektu jest to aby klient wracał do niego wielokrotnie. Względy ekonomiczne oczywiście są tu podstawowymi ale któż z nas nie lubi pracować z firmą/osobą, którą już zna, której zna już wcześniejsze preferencje, wymagania i oczekiwania. To komfort pracy, bezpieczeństwo i ciągłe przybliżanie się do sukcesu. W korzyściach po stronie obiektu wymienię chociażby oszczędność czasu, ale chyba największą jest po prostu rozbudowany dział sprzedaży danej lokalizacji, bo każda z tych agencji, każdy z tych managerów to ambasador lokalizacji.

Na świecie tego typu agencje i managerowie funkcjonują już od lat. To bardzo wyspecjalizowane i rozbudowane komórki. Agencje eventowe natomiast zajmują się kreacją oraz produkcją eventu. Czy w Polsce ma racje bytu przyjąć się taka komórka? Myślę, że tak. Pewnie na początku zaczną funkcjonować jednoosobowe firmy w postaci managerów, może w ramach agencji eventowych powstaną takie działy – jednak przyszłością są niezależne agencje venue finding. Nie jestem zwolenniczką rozdrabniania rynku dlatego z niecierpliwością wyczekuję na powstanie właśnie takiej agencji. Zapewne zrewolucjonizuje nasz branżowy rynek i niestety odbierze trochę chleba agencjom eventowym.

Ehh gdybym miała więcej czasu – sama bym ją założyła, bo kocham obiekty i dobór odpowiedni lokalizacji do eventu ogromnie. Ale nie mogę robić wszystkiego J Ale jeżeli chcesz się poradzić w tym zakresie zapraszam do kontaktu. Jeżeli jesteś obiektem, który oczekiwałby takiej współpracy – też napisz. Jestem ciekawa waszej opinii. Czekam:  anna@strefamice.pl

 


6 komentarzy

  1. W mojej ocenie prędzej czy później wygrają platformy zakupowe takie jak meetings.pl, meetingsbooker.com czy Cevent. Być może VF korzystający z takiej platformy miałby jakieś szanse na rynku. Dlaczego? Obecnie bardzo często (co nie oznacza zawsze) agencje po prostu lobbują na rzecz konkretnych obiektów. Te, poza prowizjami, kuszą darmowymi weekendami, dostępem do SPA itd. Z tego powodu agencje rekomendują te obiekty, które oferują najwięcej. W gastronomii to się nazywa „sprzedaż sugerowana”. Jak podaje GUS w latach 2008 – 2013 zaobserwowano w Polsce aż 50% wzrost liczby obiektów hotelowych. Zatem DOBRYCH lokalizacji na organizację wydarzenia jest coraz więcej. Aby przedstawić klientowi (organizatorowi) najlepszą ofertę, trzeba powalczyć ceną. „Analogowa” obróbka danych jest niezwykle czasochłonna. Czy ktoś policzył ile czasu zajmuje ten proces w przypadku wysłania zapytania do 20 obiektów? Odpowiedzi (oferty obiektów) otrzymane w różnych formatach trzeba „przeklepać” do jednego, aby porównywać jabłko do jabłka. Lubię Excela, ale bez zbędnej przesady… Faktem jest też to, że wielu organizatorów wydarzeń ma awersję do innowacji – nie lubią klikać, uczyć się nowego oprogramowania. Oni nie będą korzystać z wspomnianych na początku platform.
    Zatem wg mnie VF wyposażony w odpowiednie narzędzia, doskonale znający rynek mógłby być idealnym rozwiązaniem – działałby szybko i w 100% transparentnie.

    1. Anna Nowakowska

      Witold, zgadzam się z Tobą, że dobry VF wyposażony w narzędzia (wszelakie) to skarb a może i nawet przyszłość. Jestem za innowacjami aczkolwiek nic nigdy nie zastąpi relacji międzyludzkich. Ta branża – hospitality – na relacjach jest oparta. Ludzie lgną do ludzi, bo to ludzie budują atmosferę, nie narzędzia. Narzędzia są po to aby ułatwiać nam życie i oszczędzać czas – i chwała im za to, że są 🙂 Nie zgodzę się natomiast, że konkurować trzeba ceną. To najprostsza z konkurencji – nie ważne co ważne że zapłacę mniej. Dla mnie słabe. Cenię klientów, dla których jakość jest najważniejsza – oczywiście nie za wygórowaną cenę. Druga sprawa, z którą się nie zgadzam – to wysyłanie zapytania do 20 obiektów – uważam takie działanie za brzydkie zachowanie. Po co do 20? a dlaczego nie do 50 skoro już tak? Jeżeli ktoś zna chociaż wstępnie rynek wystarczy że wyśle zapytanie do 3, góra 5 obiektów. Po co robić wstępne rezerwacje w 20??? To sztuczne pompowanie. To tak jakbyś chciał kupić samochód i chodził do wszystkich salonów od malucha po ferrarii, a był zainteresowany np Oplem. Strata czasu Twojego i ich. Co do liczby obiektów – tak wzrosła liczba obiektów, wzrosła liczba bazy noclegowej – i tyle. Obiektów eventowych, wielofunkcyjnych wciąż jest mało… Reasumując: narzędzia tak! VF wyposażony w narzędzia ale też wiedzę i budujący współprace opartą na relacjach – bardzo tak.

      1. Aniu, w paru kwestiach się zgadzamy – to dobrze. Po pierwsze zgadzam się, że ludzie są najważniejsi – ich wiedza, kompetencje, zaangażowanie. Nie do końca przekonuje mnie jednak słowo „relacja”. Jeżeli odnosi się ono tylko i wyłącznie do wzajemnego szacunku, zrozumienia, to ok i na tym poprzestanę.
        Jeżeli chodzi o konkurowanie ceną to jasne, że nie mam na myśli porównywania ceny Ferrari do Opla (z całym szacunkiem dla niemieckiej marki). Jeżeli na przykład chcielibyśmy zorganizować konferencję i galę na 100 osób wyłącznie w Warszawie lub okolicach, to który obiekt byś wybrała: Narvil, Warszawiankę, DoubleTree, Hilton, RadissonBLU, InterContinental, Sheraton, Westin, Sofitel Victoria a może hotel Marriott? Żeby było jeszcze trudniej pomińmy kwestię dojazdu i załóżmy, że dysponujemy własną techniką. Czy nie uważasz, że jakość usług oferowana przez wymienione obiekty jest porównywalna? Wg mnie doczekaliśmy czasów w których mamy z czego wybierać. Na Allegro możemy wybierać zarówno Ople jak i Ferrari i gwarantuję, że liczba właścicieli każdej z wymienionych marek jest więcej niż 5. Dlaczego zatem miałbym wysyłać zapytanie tylko do 3 czy 5 obiektów, jeżeli doskonale znam rynek i wiem, że moim wymaganiom sprosta 20, ba nawet 50 lokalizacji? Po pierwsze i tak na początek muszę sprawdzić dostępność. Z pomocą meeting.pl zajmie mi to maksymalnie 15 min mojego czasu. Ponadto cały czas pojawiają się nowe obiekty a obłożenie tych, które doskonale znamy bywa bardzo różne. Wg mnie warto jest przeprowadzić szczegółową analizę – to korzyść nie tylko dla organizatorów ale także obiektów. A co do narzędzi – z każdego należy korzystać po prostu z sensem.

  2. Pani Aniu, bardzo ciekawy artykuł 🙂 czekamy z niecierpliwością na moment, w którym ludzie zaczną doceniać naszą wiedzę, doświadczenie, zaangażowanie i wieloletnie kontakty. Przy szukaniu inspiracji polecam nasz portal eventowy http://www.coc-company.pl, w którym znajdują się nie tylko ciekawe lokacje eventowe, ale także atrakcje i programy szkoleniowe.

    1. Anna Nowakowska

      dziękuję za miłe słowa 🙂

  3. Ciekawy artykuł. VFA, VFM mają szansę przyjąć się w Polsce, tym bardziej że korzyści czerpią tu zarówno obiekty jak i klienci. Zobaczymy za kilka lat. W tym kierunku zresztą idą inne branże – w większości przypadków lepiej zlecić usługę wyspecjalizowanej jednostce, która wykona ją szybciej i prawdopodobnie lepiej.

Napisz odpowiedź

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*

*

code