Napisz czego szukasz?
Trafny wybór lokalizacji na event

Trafny wybór lokalizacji na event

Podziel się

dart-454187_640Niegdyś myślałam, że to przysłowiowa bułka z masłem. Mniej się przejmowałam miejscem a bardziej skupiałam swoja uwagę na scenariuszu i harmonogramie eventu. To było na studiach, gdy w branży stawiałam pierwsze kroki. Na szczęście na mojej drodze zawodowej spotkałam wyjątkowych ludzi, którzy chcieli mnie uczyć warsztatu i pokazywali co ważne. Z czasem sama zaczęłam szperać, czytać, zapisywać się na szkolenia i konferencje, sięgnęłam też po prasę i publikacje zagraniczne oraz zaczęłam czytać różne fora, ale przede wszystkim zaczęłam słuchać – kogo? czego? Klientów i ich oczekiwań co do udanego eventu.

Bardzo szybko okazało się, że moje studenckie założenia nie do końca były ok. Scenariusz – TAK, pomysł na event – TAK, logistyka – TAK, koszty – to zawsze bardzo TAK 🙂 ale często wszystkie te elementy wywracały się do góry nogami albo wręcz spinały idealnie dzięki – LOKALIZACJI EVENTU. 

Jeden z warszawskich obiektów za swoje hasło przewodnie wybrał – Miejsce ma znaczenie – i to jest jak dla mnie strzał w dziesiątkę. Miejsce eventu jest ważne, momentami nawet najważniejsze. Często to ono może zadecydować o sukcesie eventu lub co gorsza – porażce.

Jak zatem wybrać to idealne, jedyne, właściwe? Na co zwracać uwagę? Czym się kierować?

Jest kilka punktów, które ułatwią nam to zadanie:

1. Określ cel eventu: to bardzo istotny element, musisz wiedzieć czego chcesz 🙂 Co dany event ma osiągnąć. Jeżeli masz z tym problem – zaproś do współpracy profesjonalną agencję eventową – oni wiedzą co robić i jak. Zatrudnienie ich to nie wydatek ale oszczędność: Twojego czasu, pieniędzy i nerwów 🙂

2. Określ ważne czynniki: lokalizacja czyli miejsce, najlepiej jeżeli jest położone tak aby wszyscy a przynajmniej większość uczestników miała dogodny dojazd. To kluczowy element i warto o nim pamiętać. Zwróć też uwagę na to czy jest 🙂 a jak tak to o jakiej pojemności – parking. Osobiście w 90% wybieram się na event samochodem (własnym) a do tego w szpilkach 🙂 I nic nie wkurza mnie bardziej jak to gdy jadę do danej lokacji i nie mogę zaparkować w miarę blisko.

3. Zwróć uwagę na infrastruturę: osobiście nie przywiązuję większej wagi do wystroju wnętrza, gdyż to można z pomocą dobrych scenografów w większości przearanżować. Oczywiście ma być schludnie i świeżo. To co uważam za najbardziej istotne to: funkcjonalność, zastosowane praktyczne rozwiązania oraz przystępność. Ważne elementy to możliwe ustawienie sali, jej wysokość, możliwość wysłonięcia,  podwieszenia pod sufitem dekoracji, aranżacja przestrzeni. Ogromnie ważnymi elementami są również dostępne łącza prądowe, miejsce na aranżację garderoby dla artystów, wielkość sali i dopasowanie jej do potrzeb eventu, możliwe rozsadzenie gości, toalety (ilość, w zależności od liczebności osób), szatnia, czy to, że każdy uczestnik ze swojego miejsca będzie widział centralny punkt eventu a nie siedział ukryty za filarem.

4. Poznaj personel: technologia zasuwa do przodu jak chyba nic innego na świecie, ale mimo tego ogromnego skoku innowacyjnych rozwiązań nic nie zastąpi ludzi. Doświadczony personel obiektu a do tego otwarty na potrzeby klienta, słuchający go i doradzający, oraz wprowadzający najlepsze rozwiązania dla obu stron – to skarb. To ludzie budują atmosferę, emocje i klimat miejsca. Uważam też, że doświadczony i wykwalifikowany personel to bezpieczeństwo Twojego eventu.

5. Wybierz się na wizję lokalną: jeżeli mówisz, że nie masz na nią czasu – to lepiej nie organizuj tego eventu. Co więcej, jeżeli obiekt uważa, że nie ma takiej konieczności aby spotykać się przed eventem w celu poznania miejsca – uciekaj!!! do innego obiektu oczywiście 🙂 Wizja lokalna miejsca to spotkanie, które jest niezwykle ważne – dla OBU stron. Często podczas niej zmienia się koncepcja, okazuje się, że tego nie można a tamto trzeba zrobić inaczej, że tu gdzie na zdjęciu jest puste miejsce stoją teraz wielkie donice z kwiatami a stoły, które były okrągłe są teraz prostokątne itd.

6. Zwracaj uwagę na bezpieczeństwo: Powtórzę się, ale doświadczenie = bezpieczeństwo. Warto pracować ze sprawdzonym i wiarygodnym partnerem. Co w przypadku gdy miejsce jest nowe, z jeszcze nie wyrobioną opinią? Patrz punkt 4 – Ludzie. Za każdym obiektem kryje się personel, to on wyznacza standardy i kierunek działania. Praca z doświadczonym miejscem, personelem to gwarancja bezpiecznego eventu. Nie zapomnij też o umowie, lepiej ją mieć niż nie mieć. Nie ma wtedy miejsca na niedopowiedziane kwestie, wszystko masz czarno na białym.

7. Zastanów się czy są jakieś ograniczenia: ja zawsze snuje czarne wizje – po co? aby wiedzieć, gdy coś się wydarzy mieć przygotowane rozwiązanie a najlepiej zapobiec wcześniej i zdusić problem w zarodku. Wyobraź sobie Twój event w tym miejscu, zastanów się jakie mogą być punkty krytyczne, co się może nie sprawdzić i …wyeliminuj to! Jakieś inne ograniczenia? Jak dla mnie tylko wyobraźnia i…. budżet. Bo z pustego to i Salomon nie naleje 🙂

 

Tych punktów mogłabym wypisać jeszcze kilka. Pewnie nie raz wrócę do tego tematu tu na blogu. Tymczasem jeżeli interesuje Cię ten temat i chcesz posłuchać więcej a być może i poznać mnie osobiście 🙂 to serdecznie Cię zapraszam na 2 wydarzenia, poświęcone właśnie tym tematom – czyli jak dobrze wybrać lokację na event:

 

image001 (1)

PIERWSZE: odbędzie się już w tą środę 24.09.2014 w Restauracji Blue Cactus w Warszawie.

Tu będziemy rozmawiali o tym czym kierować się przy organizacji spotkań świątecznych, a ja wraz z Piotrem Grajewskim z Blue Cactus i Iguana Longe będziemy opowiadali jak trafnie wybrać lokację na taki właśnie event. Zapraszam!!!

Jeżeli ja Was nie zachęciłam to może zrobi to ten krótki filmik:

https://www.youtube.com/watch?v=r9ZyZFsUtvM&list=UU8rbXqlxpzZ9zw3NcvZlADQ

 

Drukowanie

DRUGIE: To debata branżowa, która odbędzie się 29 września 2014 roku o godzinie 18:00 w Sound Garden Hotel.

Spotkanie będzie miało charakter panelu dyskusyjnego połączonego z koktajlem. A dyskutować będziemy o „Wyborze lokalizacji jako strategicznego punku planowania eventu”

 

 

Na oba spotkania są jeszcze miejsca. Mam nadzieje – do zobaczenia. Serdecznie zapraszam 🙂


Podziel się

2 komentarze

  1. Wizja lokalna i przygotowany po niej brief są zdecydowanie najważniejsze. Dzięki temu hotel jest w stanie dużo lepiej przygotować się do realizacji. Dzięki wizji nawiązują się również osobiste relacje, co jest niesłychanie istotnie przy organizacji tak kompleksowych wydarzeń jak eventy. Warto poświęcić trochę czasu przed eventem, by podczas jego trwania mieć wszystko pod kontrolą i skupić się na najważniejszej osobie – kliencie.

  2. Anna Nowakowska

    świetnie napisane 🙂 dziękuję za uzupełnienie wpisu. cieszę się, że są obiekty w Polsce, które tak po partnersku i rzeczowo podchodzą do współpracy. Brawo 🙂

Napisz odpowiedź

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*

*

code