10 informacji jakie powinno zawierać zapytanie do obiektu
Za tydzień koniec wakacji. Koniec urlopów i leniuchowania – czas do pracy – ostrej, bo sezon konferencyjno – eventowy zapowiada się znów bogato. Niektórzy już są w ferworze organizacji eventów gwiazdkowych, inni podsumowań roku, bali karnawałowych jeszcze inni mocno pracują nad tym co we wrześniu i październiku itp. Każde z tych wydarzeń gdzieś się odbędzie, w jakimś miejscu, lokacji, obiekcie i w każde to miejsce trzeba było wysłać zapytanie o dostępność.
Każdy hotelarz, pracownik działu organizacji wydarzeń w obiekcie „uwielbia” zapytania w stylu:
„Witam,
dla mojego Klienta poszukuje obiektu na Event na 300 osób.
Proszę o pilną wycenę do jutra do godziny 12:00”
(wysłane o godz. 16:30)
Ktoś się uśmiechnął? Bo ja zawsze gdy coś takiego dostaje 🙂
Nie wierzycie że to prawdziwe zapytanie? Niestety. Do obiektów tego typu „zapytań” trafia wiele. Zastanawiałam się dlaczego w ogóle mają one miejsce i mam kilka teorii własnych i subiektywnych:
– reaserch powierzono stażyście
nie mam nic do stażystów, sama zachęcam młodych ludzi do stażystowania, ale najwidoczniej tym osobnikom, którzy piszą takie zapytania nie powiedziano jak mają to zrobić. Nie ich wina – chcieli dobrze a wyszło jak wyszło. Zatrudniasz stażystę, przeszkol go w podstawach – to przecież Twój przyszły pełnoprawny pracownik 🙂 i firmuje Ciebie.
– klient nie rozważa tego obiektu na realizację wydarzenia
Brutalne, ale prawdziwe. Potrzebuje natomiast podkładki do innej oferty, na tle której odpowiedź na to zapytanie ma wypaść blado, jak samo zapytanie, ale szef już o tym nie wie.
– konkurencja sprawdza hotel
i dodatkowo chce go wkurzyć 🙂 Zdarzają się takie kwiatki. Sprawdzany jest czas reakcji, co dany obiekt robi w takiej sytuacji, jak postępuje, jakie daje ceny itp. Życie…
– tajemniczy klient
sprawdzenie jak w tym przypadku zachowa się dział sprzedaży (ale o tym innym razem. To materiał na oddzielny wpis)
Wróćmy więc do zapytania ofertowego. Jego wyglądu, treści i znaczenia.
Różne ma formy. Najczęściej składane jest za pośrednictwem tradycyjnego maila. Niektórzy dzwonią, ale najczęściej i tak są proszeni o wysłanie zapytania drogą elektroniczną (procedury w obiektach).
Zapytania pojawiają się również za pośrednictwem tradycyjnej poczty i te najczęściej mają kilkanaście stron (tu chociaż czas na złożenie odpowiedzi jest dłuższy niż w przytoczonym na górze przykładzie). Mowa oczywiście o przetargach, rozpisane z mrówczą dokładnością uwzględniające nawet gramaturę brokuł i ml kawy do wypicia…ehhh jak nie w jedną to w drugą stronę.
Ale przejdźmy do konkretów. Są elementy, które w poważnym zapytaniu ofertowym a mimo to nie będącym wielostronicowym opracowaniem, miło by było gdyby się znalazły 🙂 Zaznaczę tylko, że jest to moja własna opinia, zbudowana na podstawie doświadczenia i obserwacji.
Termin eventu
to dla obiektu podstawa. Bez tej informacji nie może sprawdzić dostępności, ani dokonać jakiejkolwiek rezerwacji. Jeżeli nie ma konkretnej daty (dnia i miesiąca), warto aby chociaż pojawiły się informacje jak najbardziej przybliżone np. czwartek- piątek w październiku. Rok też się przyda 🙂 Pamiętajmy też o sezonowości – w obiektach ceny w lutym i ceny w październiku mogą się znacznie różnić i trzeba się z tym liczyć biorąc pod uwagę przeniesienie wydarzenia.
Liczba osób na evencie
kolejna podstawa. Oczywiście w większości zakładany jest jakiś margines błędu (+/- 10%) ale orientacyjna liczba osób to druga ważna informacja do sprawdzenia dostępności
i dokonania rezerwacji
Dla kogo jest Event (w przypadku gdy zapytanie składa agencja)
to ciężki orzech do zgryzienia. Zazwyczaj słyszymy „nie możemy podać, podpisaliśmy lojalki, dopiero jak wygramy przetarg to możemy powiedzieć itp. itd. Ok. Rozumiem. Szanuje. Jeżeli nie możecie podać w pierwszym zapytaniu nazwy firmy to warto podać chociaż branże (motoryzacja, farmacja) – dlaczego? W ten sposób jeżeli zbriefowanych jest więcej agencji (a zdarzało się np. 50 – masakra!!!) to w obiekcie trafia to do jednej osoby, która ma pełen obraz sytuacji. Jest to tzw. zdublowana rezerwacja oznaczająca, że termin otrzymuje agencja wygrywająca przetarg – oczywiste. Przykład: Agencja Y wysyła zapytanie do obiektu, i rezerwuje termin np. 28.08.2014. i nie podaje dla kogo jest Event. Następnego dnia zapytanie wysyła agencja X – otrzymuje informację, że nie ma wolnego terminu bo rezerwacja już jest dokonana przez inną firmę. I zonk. Gdyby hotel wiedział, że obie agencje piszą w sprawie tej samej imprezy – potwierdziłby dostępność. Pierwsza agencja się cieszy, a co jak jesteś tą drugą?
Jest jeszcze druga strona medalu, dlaczego obiekt nie otrzymuje informacji na etapie ofert dla kogo jest Event. Agencje boją się, że lokacja obejdzie ich i sama „dogada” się z Klientem, da niższe ceny. Absurd!!! Żaden obiekt nie pozwoli sobie na takie działanie, a jeżeli to zrobi to omijajcie go szerokim łukiem a z czasem i tak zostanie skreślony na rynku. Chcielibyście pracować z kimś kto was oszukał? Nikt chyba nie strzela sobie dobrowolnie w kolano.
I po trzecie: Warto aby obiekt wiedział dla kogo jest Event aby na etapie rezerwacji sal nie usadził obok siebie Coca Coli i Pepsi 🙂 Nie zawsze jest klauzula o zakazie konkurencji w obiekcie, a w dużych obiektach uwierzcie mi łatwiej spotkać konkurencję niż kogoś z rodziny 🙂
Liczba pokoi:
kolejna informacja potrzebna do rezerwacji. Nikt nie każe w pierwszym zapytaniu wysyłać już listy nazwisk z podziałem kto z kim śpi!, ale wstępne założenia na podziały ilościowe są jak najbardziej mile widziane. Warto zaznaczyć w zapytaniu ilość pokoi SGL, DBL czy TWIN w przybliżeniu lub ewentualnie procentowe rozdzielenie (np. 20% SGL, 80 TWIN). W tym punkcie przydatne są również informacje o tzw. eventowych VIPach czyli prezes, dyrektor, gość specjalny – ilości, gdyż najczęściej osoby te otrzymują pokoje o podwyższonym standardzie.
Liczba potrzebnych sal konferencyjnych i ich wielkości oraz ustawienia
to jak z pokojami, im bardziej precyzyjne informacje tym lepiej. Warto podać czy planowane jest np. jedno wspólne spotkanie dla 300 osób przez cały pobyt czy grupa będzie dzieliła się np. na warsztaty i potrzeba jest kilka mniejszych sal albo jedno i drugie. Czy przewidziane jest jakieś specjalne ustawienie Sali: teatr, kabaret, klasa, czy może sala ma być pusta bo zaplanowaliście wstawić meble od zewnętrznej firmy itp .
Wielkość Sali bankietowej oraz jej ustawienie
jest konferencja to i jest bankiet, a ten często z gwiazdami, atrakcjami i tańcami, często poprzedzany długimi montażami i próbami więc odbywać się musi w innej sali niż konferencja – warte do zaznaczenia w zapytaniu jeżeli bankietu nie chcecie odbyć w restauracji hotelowej 🙂
Czas zajęcia sal konferencyjnych i bankietowych uwzględniający montaże
i demontaże
nie mówcie, że się czepiam. To ogromnie ważne. Bardzo często jest tak, że przed bankietem w sali odbywa się np. inna konferencja, innego klienta. Obiekt musi zastrzec
w umowie, o której ten pierwszy ma wyjść aby ten drugi mógł wejść. Ustalenie takich szczegółów w końcowej fazie planowania eventu może doprowadzić do wielu nerwów. Niepotrzebnie.
Wstępna agenda
harmonogram, co po czym. Kiedy goście przyjadą, ile przerw kawowych, czy lunch czy go brak, bankiet wystawny czy może koktajl w dyskotece itp. To bardzo porządkuje Event a osobie odpowiedzialnej ze strony obiektu za tą rezerwacje naświetla przebieg i pozwala wyobrazić sobie całe wydarzenie, dzięki czemu może zaproponować najlepsze dla Klienta rozwiązanie lub coś podpowiedzieć, ewentualnie zasugerować zmianę. Przecież zna ten obiekt jak własną kieszeń. Pracuje w nim codziennie. Warto jest ufać pracownikom obiektów.
Świadczenia gastronomiczne
ilość przerw kawowych, rodzaje lunchu i kolacji (serwowane, bufetowe, ekonomiczne czy na tzw. na wypasie). Ważne do planowania realizacji w obiekcie ale też do ewentualnych negocjacji. Im więcej zamawiacie tym rabat może być większy 🙂
i jak mówią „Last but not least”
Budżet
już słyszę ten szyderczy śmiech 🙂 Podam budżet to napompują ceny. Wygrywa najtańsza oferta i tyle. I tu się nie zgodzę. Ciągle słyszę, że jedyne kryterium jakie jest brane pod uwagę to cena. Nie dobrze. Chyba, że wolicie JAKOŚ zamiat JAKOŚĆ. Budżet to kluczowa informacja w zapytaniu. Porządkuje całość, pokazuje możliwości, wskazuje co robić, gdzie szukać oszczędności a gdzie ewentualnie zaszaleć. Ukierunkowuje jaki zamysł i cel na event ma zleceniodawca. Budżet to kluczowa informacja dla obiektu. Nie można oferować usługi premium w cenie standard – i odwrotnie. Jeżeli w zapytaniu nie podawana jest wielkość budżetu z obawy, że obiekt Was naciągnie to mam radę – nie współpracujcie z tym obiektem wcale. Po co współpracować z kimś kto budzi wątpliwości, nie daje poczucia bezpieczeństwa i wspólnego działania? Mądry Obiekt/Hotel chce być partnerem dla branży i nie pozwoli sobie na takie pomówienia.
Oczywiście elementów jakie mogłyby się jeszcze znaleźć w zapytaniu ofertowym można mnożyć i mnożyć. Im więcej szczegółów tym oczywiście lepiej, chociaż bez przesady – wszystko ma swoje granice 🙂
Przytoczyłam moim zdaniem najważniejsze elementy, te które zapewne ułatwią nam wszystkim pracę i życie. A Ty co byś dopisał do tej listy? A może masz swoją, inną? Podziel się 🙂
4 komentarze
Świetny tekst! Pamiętam czasy, kiedy wpłynięcie zapytania ofertowego wzbudzało lekkich popłoch 🙂 Bo z jednej strony chcemy dostać ten biznes dla naszego Hotelu, ale z drugiej nie bardzo niestety wiemy co wyceniać, a do tego jeszcze ten 24-godzinny standard na udzielenie odpowiedzi 🙂
Mam wrażenie, że aktualnie jest zdecydowanie lepiej. Większą wiedzę i świadomość mają zarówno Hotelarze jak i Organizatorzy. Obydwie strony mogą również korzystać z narzędzi, których zadaniem jest pomoc w profesjonalnym przygotowaniu zapytania ofertowego, jak i jego szybkiej wycenie.
Do wymienionej wyżej 10-tki dodałbym dwa punkty: 1. Ewentualny alternatywny termin eventu (w przypadku, gdyby w Obiekt nie miał dostępności w terminie głównym), 2. Oczekiwany termin wpłynięcia ofert szczegółowych/odpowiedzi na zapytanie ofertowe.
oj tak, zdecydowanie teraz jest lepiej w obsłudze klienta, aczkolwiek wciąż jest wiele do zrobienia. Niestety (albo i stety) obsługa klienta to element, który stale trzeba szkolić, doskonalić. To jak ze związkiem, małżeństwem, przyjaźnią – stale trzeba o siebie zabiegać, inaczej chemia wyparuje a nasze uczucie zmierza w kierunku, gdzie o nas bardziej zabiegają, kochają 🙂
Warto ułatwić pracę organizatorom, publikując na stronie odpowiedni formularz.
Oczywiście wszyscy boimy się utraty biznesu i żaden hotel nie opublikuje formularza, który by miał te wszystkie pola wymagane do wypełnienia przed wysłaniem. A szkoda. Bo dzięki temu powstała by lepsza, bardziej świadoma kalkulacja. Która mogła by być początkiem profesjonalnie zrealizowanego eventu.
zgadzam się, ale jeżeli nie publikacja na stronie to zawsze można zadzwonić i dopytać o róznego rodzaju ważne dla obiektu elementy. Powstał też portal/narzędzie, które skupia to wszystko w jednym miejscu – meeting.pl – polecam 🙂