Event luksusowy czyli Pomorskie Rendez-Vous od kuchni – blaski i cienie organizacyjne
Wakacje, wakacje i zaraz po wakacjach. Ja ich w tym roku nie miałam chociaż formalnie przebywam na …. urlopie 🙂 tyle że macierzyńskim, a to nie ma nic wspólnego z odpoczywaniem, wygrzewaniem się w słoneczku, leżakowaniem czy jeszcze innych skojarzeniach, które nam się pojawiają gdy pada słowo URLOP. Niemniej jednak czas wakacyjny to czas bardzo miły dla większości z nas i budzący pozytywne emocje. Takie tez powinny być eventy – powinny budzić emocje. Ten, który chcę Wam dziś pokazać we mnie wzbudza szczególne:
Po pierwsze – rodzaj eventu a mowa tu o wydarzeniu luksusowym, a ten nie należy do łatwych w organizacji (o wyzwaniach poniżej) – jest bardzo wymagający, jak jego odbiorcy ale niebywale jednocześnie inspirujący. Samo już stworzenie koncepcji takiego eventu to wyzwanie a jeszcze jego skoordynowanie gdy w trakcie oprócz bohaterów głównych czyli luksusowych marek mamy też liczne grono ludzi biznesu, przedsiębiorców, artystów i celebrytów. A przecież event ten organizuje się głownie po to aby następnie zebrać zyski sprzedażowe produktów 🙂
Po drugie – lokalizacja nie dość, że położenie geograficzne to jeszcze rozmieszczenie eventu i umiejscownienie go w nadmorskiej miejsowości, na lądzie i na wodzie, do tego logistyka i budowana infrastruktura – znów nie było łatwo
Po trzecie – osobista duma 🙂 – organizatorką całego przedsięwzięcia jest mogę powiedzieć moja eventowa wychowanka, uczestniczka studium Event Management, osoba niezwykle ambitna, wymagająca, dbająca o każdy szczegół, perfekcjonistka. Do tego kompletny samouk eventowy oszlifowany troszkę przez nas w trakcie studium. Muszę przyznać, że swoją dociekliwością troche krwi mi napsuła w trakcie Studium ale dziś wiem, że było warto stoczyć bój z jej uporem – Marta – Jestem z Ciebie dumna!!! Brawo! Życzę Ci samych sukcesów eventowych i wiem, że takie są przed Tobą, bo event, który tworzyłas od początku jest niezwykły.
Szanowni czytelnicy mojego bloga – dziś nietypowo, bo wpis napisany w większości przez nią – Martę Dworak – Event Managera w stoczni Sunreef Yachts, organizatora Pomorskiego Randez Vous, która to przybliży organizacyjne blaski i cienie event managera. Bądźcie dla niej łaskawi, Marta jest młodym event managerem – tymbardziej doceniam że chciała się z nami podzielić swoim doświadczeniem, ale też przybliżyć problemy z jakimi się musiała zmierzyć w trakcie realizacji.
Najważniejsze jednak jest to, że jej cięzka praca została zwiększona spektakularnym sukcesem. Zatem zapraszam na poznanie eventu luksusowego jakim jest Pomorskie Randez Vous od kuchni 🙂
Marta Dworak: PRDV to wydarzenie z założenia ma na celu połączenie firm reprezentujących różne branże, między innymi jachtową, motoryzacyjną, lotniczą, modową, jubilerską, deweloperską, hotelarską, turystyczną, a także przedstawicieli świata sztuki, nowych technologii czy też ekskluzywnych dyscyplin sportowych. Wspólnym mianownikiem jest tu luksus, którego wielowymiarowość organizatorzy starali się zaprezentować na polskim gruncie przed gronem wyjątkowo wymagających odbiorców – gości partnerów wydarzenia oraz firmy. Pomorskie Rendez-Vous to gigantyczny projekt organizacyjny, wysokobudżetowy, prestiżowy, można by powiedzieć marzenie każdego event managera. W tym roku odbyła się już 3 edycja. Każda kolejna stawiała przede mną nowe wyzwania – sukcesywnie wraz z rozrastaniem się wydarzenia zarówno pod kątem ilości uczestników (300, 650, 900 osób), jak i samych zaprezentowanych marek (17, 30, 57).
Od początku do końca odpowiadałam za całość organizacyjną – począwszy od doboru partnerów, przekonania ich do udziału, negocjacji warunków, poprzez finalizowanie umów, kosztorysowanie całości, składanie zamówień, aż po aranżację przestrzeni eventowej i dobór atrakcji. To na pewno niesamowite pole do popisu, masa aspektów do nadzorowania, ale i ogromna odpowiedzialność i ryzyko, że coś umknie uwadze, że budżet się nie zepnie, że zawiedzie się pokładane w wydarzeniu nadzieje etc. Do pomocy miałam tylko jedną osobę. Eventy nie są głównym aspektem naszej działalności, a raczej pobocznym, każdy w firmie ma inne priorytety związane z produkcją czy sprzedażą jachtów i w związku z tym nie mogłam wymagać od innych osób takiego samego zaangażowania w przygotowania wydarzenia jak moje własne. Najbardziej odbijało się to na wizualizacjach przestrzeni eventowej, które regularnie spychane były na dalszy plan przez projekty stricte stoczniowe. Każdy z partnerów natomiast co naturalne oczekiwał odpowiedniej atencji, sprawnej komunikacji i uwagi z mojej strony i to konkretnie akurat wtedy, kiedy mu to pasowało, słowem wtedy, kiedy wśród natłoku innych spraw przychodził czas na przygotowanie się do udziału w Pomorskim Rendez-Vous. U każdego wyglądało to inaczej, ale w większości przypadków moment ten nadchodził dopiero na kilka tygodni przed eventem. Wcześniejsze miesiące poświęcone były z kolei spotkaniom i negocjacjom, a także procesowi decyzyjnemu, który częstokroć bardzo przeciągał się w czasie. Wówczas trzeba było znaleźć złoty środek, między zabieganiem o finalizację umów, a niesprawianiem wrażenia jakiejś desperacji czy frustracji. Odbyłam dosłownie dziesiątki spotkań z potencjalnymi firmami, które przekonywałam do udziału i partycypowania w kosztach wydarzenia.
Ostatecznie na evencie zaprezentowało się łącznie z naszą 57 firm, marek. Nawet jeśli część reprezentowana była przez tych samym partnerów, komunikacja z taką ilością odbiorców, pamiętanie o poszczególnych preferencjach czy pytaniach nie było łatwe, ale działało dość dobrze w ciągu miesięcy poprzedzających event. Wszystko zmieniło się na dwa, trzy tygodnie przed nim, kiedy to wszyscy na raz zaczęli mieć setki pytań organizacyjnych, co skutkowało godzinami spędzonymi na rozmowach telefonicznych i odpisywaniu na maile. Wiem, że to jest poniekąd normalne i każdy event osiąga taką fazę, kiedy wymaga szczególnego nakładu czasowego, niestety już w trakcie imprezy i fizycznie i psychicznie było to ponad moje siły, a nikt nie miał takiej wiedzy, aby mnie wyręczyć. Chodziłam więc od jednego stoiska do drugiego, telefon dzwonił raz po raz, a niektórzy partnerzy musieli się uzbroić w sporą dozę cierpliwości. To było dla mnie rozczarowanie, gdyż nie wszystko udało się mieć pod kontrolą czy też przewidzieć i to ostatnie stadium przed rozpoczęciem imprezy można określić jako przysłowiowe „gaszenie pożarów” szybsze lub wolniejsze, bardziej lub mniej udane. Co ciekawe ci wystawcy, z którymi przeszłam najtrudniejsze chwile podczas przygotowań czy montażu, w ostatecznym rozrachunku okazywali się najbardziej zadowoleni z udziału i wdzięczni za zaproszenie do współpracy. Budowanie relacji z partnerami i zabieganie o jak najlepszą realizację eventu wymagało też respektowania sytuacji losowych, różnego rodzaju względów biznesowych oraz opóźnień wynikających z pracy nad innymi projektami. Zdarzało się, że skutkowało to przeciąganiem deadlinów do terminów niemalże ryzykownych. Z oczywistych względów, zależało mi na tym, aby wszystkich uwzględnić w materiałach promocyjnych i zrealizować świadczenia zawarte w umowach sponsoringowych.
Najlepszym tego przykładem była praca nad pamiątkowym albumem, który zastąpił tradycyjne gift packi, a w którym każdemu partnerowi poświęciliśmy cztery strony. Czekanie na spływanie materiałów, w niektórych przypadkach po kilkakrotnych przypomnieniach, przedłużało to zadanie w nieskończoność, a potem przy wysyłaniu do ostatecznej akceptacji podglądów stron pojawiały się kolejne zmiany w stworzonych wcześniej tekstach czy podmianki zdjęć, które były już przecież wybrane. Niestety nie były to pojedyncze przypadki. Innym razem jeden z przedstawicieli partnerów dość poważnie zachorował i wyłączył się całkowicie z komunikacji na kilka tygodni, a niestety nie miał go kto zastąpić. Było to dość stresujące i frustrujące, spowodowało kolejne opóźnienia, ale ostatecznie udało się nam nadrobić wszystkie zaległości dosłownie na ostatnią chwilę. Odkryłam, jak niewiele znaczą terminy, gdy wszyscy jesteśmy obciążeni zbyt dużą dawką obowiązków. Wstępne założenia, o których teraz myślę „pobożne życzenia”, musiałam na bieżąco weryfikować i zmieniać. Zdarzało się, że zbytnia pobłażliwość i chęć bycia miłym, obracały się przeciwko mnie i dezorganizowały mój plan działania. Trudno było kategorycznie odmawiać i rygorystycznie trzymać się terminów. Podczas miesięcy przygotowań partnerzy stają się kimś bliskim, komu przyświeca ten sam cel: powodzenie wydarzenia naprawdę chce się ich uszczęśliwić.
Kolejne wyzwanie to aranżacja gigantycznej przestrzeni eventowej. Same konstrukcje namiotowe miały łącznie ponad 2600 m2, a do tego dochodził pas trawy, nabrzeże i strefa wodna, w której stacjonowało 6 jachtów (łącznie ponad 4000 m2). Inne większe gabarytowo eksponaty to szybowiec, śmigłowiec żyroskopowy oraz 14 aut. Dodatkowo trzeba było zaplanować stoiska dla pozostałych partnerów reprezentujących różne branże tak, aby każdy stand był odpowiednio widoczny, pomieścił wszystkie elementy ekspozycyjne i miał konkretne podłączenie prądu. Wielu firmom zapewnialiśmy także podstawowe meble eventowe oraz rośliny, by zachować pewną spójność wystawy. Zaoferowaliśmy także pomoc w podstawowym montażu partnerom przyjezdnym bądź niemającym ekip technicznych na miejscu. Takich stanowisk było ponad 30, a każda firma chciała oczywiście zaakceptować i miejsce i kształt stoiska, zgodnie ze swoimi indywidualnymi preferencjami. Wszystko to nanosiliśmy na mapę w skali tak, aby mieć pełen obraz wyglądu całości, a przede wszystkim dostępnej przestrzeni. Łącznie mieliśmy takich osobnych stref blisko 50, każda poświęcona innej firmie, przedstawiająca jej produkty flagowe, a było tego naprawdę dużo. Mimo trudności w sprostaniu wszystkim życzeniom, aranżacja przestrzeni była jednym z najprzyjemniejszych dla mnie zadań, a efekt końcowy okazał się więcej niż zadowalający.
I tak na wystawie pojawiło się aż 14 aut takich marek jak Mercedes, Jaguar, Aston Martin, Land Rover, Lexus, Porsche, Audi, a dodatkowo motory Yamaha Motor. Lotnictwo reprezentowały : Lufthansa , Textron Aviation, a także wspomniane wcześniej GB Aircraft (Stemme) oraz Celier Aviation. Firma Apart zaprezentowała swoją imponującą biżuterię oraz zegarki Albert Riele. Gości zachwyciła także wieloelementowa ekspozycja porcelany firmy Ćmielów oraz nowoczesny rower marki Vasari. Na wydarzeniu królowali także deweloperzy i firmy zajmujące się szeroko rozumianymi nieruchomościami. Oprócz rzeczonego Invest Komfortu, pojawili się także : NDI, Domy Hybrydowe i Poland Sotheby’s International Realty. Dopełnieniem tej strefy były marki związane z wyposażeniem wnętrz takie jak Mesmetric Atelier, Kler, Hastens oraz Dubiński – Pracownia Stolarki Artystycznej. Turystykę reprezentował sam Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego, a także hotele : Sofitel Grand Sopot i Puro Hotel oraz Luxury Travel, Sunreef Yachts Charter i Lotnisko Gdańsk. Swoje prezentacje przedstawili Prywatne Centrum Medyczne Medicover oraz Holistic Clinic Gdynia, których konsultanci byli do dyspozycji gości podczas całego wydarzenia. Z kolei wizażystki marki Inglot oferowały paniom wieczorowy makijaż. Pięknej muzyki można było posłuchać na stoiskach Yamahy oraz Bosendorfer eksponujących ich piękne fortepiany oraz sprzęt grający. Szukający wytchnienia mogli z kolei zajrzeć do czytelni Monogram Magazine lub zrelaksować się przy jednym z licznych barów marek takich jak G.H. Mumm , Ostoya , Chivas oraz w kącikach degustacyjnych z koniakami Martel, whisky The Glenlivet czy winami wybranymi przez somelier firmy Winers. Wielbiciele nowych technologii mogli doświadczyć wirtualnej rzeczywistości prezentowanej przez VR Visio oraz Lufthansę, a także przyjrzeć się interaktywnej witrynie Syrius Group. Całość dopełniło wyśmienite menu, live cooking prowadzony na stanowiskach Gaggenau oraz Olewnik, a także wyśmienite desery i lody przygotowane przez T.Deker.
Kolejną próbą był sam program wydarzenia. Poprzednia edycja postawiła wysoko poprzeczkę, a tegoroczna miała jeszcze ją przewyższyć. Wszystko trzeba było dobrze zaplanować w czasie: wystąpienia marszałka, prezesa i jego gości, dwie prezentacje ze sceny (Medicover i Holistic Clinic Gdynia), dwa występy wokalne (Anna Maria Jopek z zespołem i Gosia Bańka w repertuarze Haliny Poświatowskiej), dwa pokazy mody (La Mania i Laura Lingerie) , taniec na szarfie i na kole, pokazy live cookingu, występ paryskiej rewii wraz z francuską piosenkarką Nathalie Cohen śpiewającą utwory Edith Piaf. Zwieńczeniem całości był kilkuminutowy pokaz pirotechniczny. Impreza rozpoczynała się o 17.00, jednak, przewidując, że goście w to piątkowe popołudnie dotrą na miejsce z opóźnieniem, postanowiliśmy zacząć część oficjalną 1,5 godziny później, przedłużając welcome drinka i dając przybyłym czas na zwiedzenie ekspozycji. Powitanie i przemówienia zajęły zdecydowanie dłużej niż zakładaliśmy, pozostawiając nam niespełna 5 godzin na przeprowadzenie wszystkich punktów, co wymagało sporej gimnastyki ze strony całego naszego teamu oraz prowadzących Agaty Konarskiej i Oliviera Janiaka. Było bardzo intensywnie, ale ciekawie.
Ostatecznie największym wyzwaniem była dla nas pogoda. Co roku staramy się maksymalnie zabezpieczyć gości i wystawców przed deszczem i zimnem, stąd zadaszenia czy promienniki grzewcze na poczekaniu. Ciężko natomiast było przewidzieć zarówno nam jak i naszym podwykonawcom, w jak upalne i bezchmurne dni przyjdzie nam prowadzić montaż oraz do jakich temperatur nagrzeje się wnętrze przezroczystych namiotów przypominających szklarnię. Klimatyzacja jako taka odpadała ze względu na otwarcie bocznych ścian z trzech stron, a wiatraki, którymi staraliśmy się ratować sytuację, nie były w stanie wystarczająco obniżyć ciepła. W rezultacie rozkładanie stoisk, nawet tych najmniej nieskomplikowanych, było nie lada wyczynem. Myślę, że to jest aspekt, który rzeczywiście zawiódł, nasza lekcja na przyszłość. Szczęśliwie późnym popołudniem temperatura spadła, a przybyłych na wydarzenie gości zachwyciły przezroczyste konstrukcje namiotowe z transparentnym zadaszeniem i czysta, elegancka przestrzeń, która pod nimi się kryła.
Bilans całościowy wydarzenia mimo wszystko był jak najbardziej pozytywny. Pochwały płynęły do nas zarówno ze strony partnerów jak i patronów honorowych, merytorycznych i medialnych. Wydarzenie zgromadziło ponad 900 osób, wśród których nie zabrakło znanych twarzy ze świata kina, muzyki, polityki czy wielkiego biznesu z Trójmiasta, całej Polski i zagranicy. Uwagę licznych mediów obecnych na evencie przykuli przede wszystkim : Edyta Górniak z synem, Jarosław Bieniuk, Joanna Przetakiewicz, Borys Szyc, Mateusz Kusznierewicz czy Darek Michalczewski. Impreza odbiła się szerokim echem w prasie, telewizji i na portalach internetowych.
a teraz zobaczcie w realu jak to wyglądało:
One Odpowiedzi
Niesamowie :))) Pani Marto chylę czoła:) Jestem pełna podziwu, że tak gigantyczne wydarzenie, na tak szeroką skalę stworzył samouk ! Urodzona Pani event manager. Nic dodać nic ująć. Dziewczyny stwórzecie coś razem- będzie spektakularnie:)